مجموعه عملیات ثبت ـ املاک

روش قبول درخواست ثبت ملک

ثبت املاک و اسناد که موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون دیگر از قبیل قانون مدنی و کیفری و غیره برای خود هدفی درد که یکی از اهداف عمده و اساسی ثبت املاک، حفظ مالکیت مالکین و ذوی الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدی دیگران در امان بماند و مالکیت افراد از امنیت برخوردار باشد. با این مقدمه و به موجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گردید که از تاریخ تصویب قانون در نقاطی که اداره ثبت وجود دارد و در سایر نقاط پس از تشکیل اداره ثبت کلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و لذا عده کثیری از مردم در اجرای ماده 10 و 11 قانون مذکور در وقت مقرر مبادرت به ثبت املاک خود در اقصی نقاط کشور نموده اند. اما بعد از انقضاء مواعد مقرر کسانی که موفق به ثبت املاک خود در اجرای ماده 11 قانون ثبت نشده اند می توانند برابر ماده 12 قانون مذکور نسبت به ملک خود تقاضای ثبت نمایند که جریان آن به شرح زیر می باشد:

ابتدا متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با یک برگ استشهاد محلی که به تأیید اهالی محل و همسایگان و مجاورین و معمرین رسیده باشد منضم به فتوکپی شناسنامه خود و سایر مدارک دیگر از قبیل قولنامه عادی یا هر مدرک مرسوم دیگری که در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملک تسلیم نماید.
در استشهاد محلی یا قولنامه عادی بایستی حدود و مشخصات ملک بطور اجمال قید شود در صورتی که متقاضی آن را به طور عادی از دیگری خریداری نموده مشخصات فروشنده نیز بایستی قید شده باشد.
مسئول اداره ثبت بعد از بررسی مدارک ابرازی در صورتی که آنها را کافی تشخیص داد، دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را با توجه به دفتر اوقات که در اختیار دارد تعیین و به متقاضی اعلام می دارد.
متصدی دفتر اندیکاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشکیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال میدارد.
مسئول بایگانی با مراجعه به دفتر توزیع اظهار نامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملک را گواهی و در صورتی که مقداری از سهام ملک مورد تقاضا قبلاً ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقیمانده را تعیین و مراتب را گواهی نماید.
تذکر1: دفتر توزیع اظهار نام دفتری است که املاک بخشهای مختلف حوزه ثبتی هر شهرستان به ترتیب پلاک کوبی در آن شماره گذاری گردیده است.
سپس در وقت مراجعه متقاضی در روز مقرر متصدی بایگانی را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل وقوع ملک به منظور تحقیقات محلی و احراز تصرف مالکانه متقاضی و تنظیم صورت مجلس و ترسیم نقشه ملک تعیین و نیز وقت مراحعه بعدی متقاضی را جهت اخذ نتیجه به او اعلام می دارد.
بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده مأموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی مکلف است فوق العاده یاد شده را به حساب سپرده ثبت واریز نماید که در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و پس از محاسبه میزان فوق العاده متعلقه نسبت به ایام مأموریت متصدی حسابداری قبض سپرده را صادر و به متقاضی تسلیم و او پس از تودیع در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود
آنگاه نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و پس از استقرار در محل نماینده با توجه به مدارک ابرازی و سوابق امر و وضعیت مجاورین و مشاهدات عینی و پرسش از همسایگان و مطالعین تحقیقات لازم را پیرامون چگونگی مالکیت و نحوه تصرفات مالکانه متقاضی انجام و نقشه بردار نیز نقشه ملک را برداشت می نماید.
سپس نماینده با توجه به مجموع تحقیقات بعمل آمده صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه را تنظیم و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتی که ثبت ملک را خالی از اشکال دید اظهار نامه ثبت ملک را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالک یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.
در صورتجلسه که تحت عنوان صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه تنظیم م شود نمانده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محل تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نیز روز معاینه محلی را قید و سپس مشاهدات خود و نحوه مالکیت متقاضی را با معاینه اراده مربوطه به نحوی که ارتباط متقاضی را با کسی که ملک در دفتر توزیع اظهار نامه به نام او معرفی شده مشخص نماید. همچنین حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملک را که وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهایی خود را در خصوص بلا اشکال بودن ثبت ملک بطور صریح مرقوم دارد.
همچنین در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا در صورتی که مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملک مورد تقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد.
در اظهار نامه ثبت ملک که نماینده آنرا همراه با صورت جلسه معاینه محل و احراز تصرف مالکانه تنظیم می نمایند بایستی مشخصات کامل مالک یا مالکین بر اساس مندرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارک متقاضی از قبیل گواهینامه رانندگی و امثالهم جداً اجتناب شود.
همچنین سایر ستونهای اظهار نامه بایستی بطور دقیق و با خط خوانا تکمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورت جلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد.
لازم به ذکر است که کل قیمت ملک مورد تقاضا بر اساس قیمت منطقه ای توسط نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهار نامه قید می شود.
رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار و بررسی صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه و تطبیق مندرجات آن با مدارک ابرازی متقاضی در صورتی که تحقیقات انجام شده و صورت جلسه تنظیمی را کافی تشخیص دهد پس از کنترل مندرجات اظهار نامه با صورت جلسه معاینه محلی آن را امضاء و سپس اظهار نامه را در دفتر کد 304 (دفتر ثبت اظهار نامه) ثبت و شماره ردیف دفتر را روی اظهار نامه قید و سوابق را جهت اظهار نامه در دفتر اندیکاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار به ترتیب به دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.
پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و در آنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای بهای کل ملک به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانک ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید.
متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانک نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را به تفکیکی در اظهار نامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال می دارد.
متصدی بایگانی مراتب ثبت ملک را در مقابل شماره ملک مورد ثبت در دفتر توزیع اظهارنامه قید و پس از ثبت در دفتر آمار پرونده را در ردیف سایر پرونده هایی که بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدی متقاضی را که معمولا پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملک است به متقاضی اعلام می دارد.
تذکر 2: در انجام هر یک از مراحل قبول ثبت چنانچه قانوناً نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود، بدیهی است که استعلام های بی مورد و بدون مجوز که موجب ایجاد وقفه در انجام کار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود.

روش تهیه و انتشار آگهی های نوبتی 

 پس از ثبت ملک و وصول حقوق دولتی متعلقه آن به شرحی که قبلاً توضیح داده شد، بر اساس ماده 59 آئین نامه قانون ثبت کلیه املاکی که در هر سه ماه به ثبت می رسند بایستی به ترتیب مقرر در آئین نامه در دو نوبت به فاصله 30 روز با ذکر شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع آن در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار که از طریق وزارت ارشاد اسلامی تعیین می شوند آگهی گردند تا 90 روز از تاریخ اولین انتشار به ثبت محل کتباً اعلام و رسید دریافت دارند.

در آگهی نوبتی که هر سه ماه یکبار تهیه و منتشر می شود باید مشخصات و نکات زیر منظور گردد:

شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع املاکی که اظهار نامه آنها در سه ماهه مربوطه قبل تنظیم و جهت انتشار آگهی در ردیف منظور گردیده اند.
املاکی که قبلاً اظهار نامه آنها تنظیم ولی اشتباهاً در موعد مقرر آگهی نشده اند.
املاکی که آگهی نوبتی آنها در وقت مقرر منتشر و لا کن بواسطه اشتباه مؤثری که در انتشار آنها رخ داده و به موجب آراء هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی هیئت نظارت موضوع بندهای 385-386-387 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر 65 منجر به تجدیدآگهی شده اند.در تهیه پیش نویس آگهی نوبتی که وسیله مسئول بایگانی انجام می شود بایستی نهایت دقت لازم معمول می گردد تا اشتباهی واقع نشود و در مقدمه آن نام شهرستان مربوطه قید سپس مشخصات و شماره پلاکهای ثبتی املاک هر بخشی که در سه ماهه مربوطه قبل ثبت شده اند بترتیب از کوچک به بزرگ با ذکر مشخصات مالک یا مالکین آن قید آنگاه مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 2 و بدنبال آن مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 3 که در اجرای دستور هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی منجر به تجدید آگهی شده اند قید می شود.
سپس در پایان آگهی زمان قبول اعتراض نسبت به املاک ردیف 1و2 که 90 روز و املاک ردیف 3 که 30 روز بعد از تاریخ اولین انتشار است ذکر می گردد و نیز مدلول مواد16 و17و 20 قانون ثبت در پایان آگهی درج و تاریخ انتشار نوبت اول و دوم نیز برابر قانون تعیین و قید می شود.مسئول بایگانی پس از تهیه آگهی نوبتی که تایپ شده آن را نزد رئیس اداره ارسال و او پس از بررسی وئ کنترل امضاء و سپس آگهی را طی نامه ای جهت درج در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا محلی و نیز چاپ نسخ پشت سفید به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می دارد.

پس از وصول اگهی درج شده در روزنامه و نسخ پشت سفید مسئول بایگانی آنرا با پیش نویس آگهی تطبیق و در صورتیکه اشتباهی وارد نشده باشد عین متن عبارت آگهی نوبتی و شماره روزانه و تاریخ انتشار و نام روزنامه ناشر را در اظهار نامه های مربوطه قید و مراتب صحت و سقم انتشار آگهی را گواهی می نماید.

بدیهی است پس از تطبیق چنانچه پلاکی از قلم افتاده یا در چاپ آن اشتباهی واقع شده باشد مسئول بایگانی موظف است مراتب را به رئیس اداره گزارش و او حسب مورد و برابر مقررات دستور مقتضی را صادر خواهند نمود سپس تعداد کافی از نسخ پشت سفید جهت الصاق در معابر عمومی به مامور ابلاغ تسلیم و او پس از الصاق مراتب را کتباً به اداره اعلام و رئیس ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی ها دستور ثبت گزارش مامور را در دفتر اندیکاتور صادر و پس از ثبت جهت ضمیمه شدن به سابقه به بایگانی ارسال می شود و نیز یک نسخه از آگهی نوبتی برای ادارات ذیربط ارسال می شود و نسخه ای از آن جهت مجلد نمودن با سایر آگهی ها منظور و در نهایت آگهی در دفتر ثبت آگهی های نوبتی ثبت می گردد.

روش رسیدگی به اعتراض آگهی های موضوع ماده 16 ق.ث

 بعد از انتشار آگهی نوبتی نسبت به املاکی که بشرح قبل از آنها قبول ثبت به عمل آمده به موجب ماده 16 قانون ثبت هرکس می تواند اعتراضی نسبت به ثبت ملک مورد نظر داشته باشد ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی مراتب را کتباً به ثبت محل مر بوطه اعلام و رسید در یافت نماید.

البته ممکن است افرادی بعد از تنظیم اظهار نامه و قبل از انتشار آگهی نوبتی یا بعد از انقضاء مهلت مقررنیزنسبت به ثبت ملکی اعتراض نمایند که طریقه رسیدگی به هر یک از آنها بشرح زیر می باشد:

چنانچه اعتراض بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل از انتشار آگهی نوبتی وسیله معترض به ثبت محل تسلیم شود رئیس ثبت پس از دستور ثبت آن در دفتر اندیکاتور آن را جهت رسیدگی و اقدام به بایگانی ارجاع می نماید مسئول بایگانی پس از ضمیمه نمودن اعتراض به پرونده و ملاحظه چگونگی جریان امر مراتب را طی نامه ای به معترض اعلام می دارد که چون هنوز آگهی نوبتی نسبت به ملک مورد نظر منتشر نشده، لذا اعتراض در این زمان مسموع نبوده و قابل رسیدگی نیست و تاکید می نماید معترض بایستی اعتراض خود را ظرف مدت 90 روز از تاریخ اولین نشر آگهی به ثبت محل تسلیم دارد(موضوع ماده 87 آئین نامه قانون) نامه پس از امضاء رئیس ثبت و درج شماره بر آن توسط متصدی دفتر اندیکاتور به آدرس معترض ارسال می شود.
چناچه اعتراض ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی واصل شود رئیس اداره ابتدا دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت اقدامات بعدی به شعبه بایگانی ارسال می شود.
مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج و بعد از ملاحظه آن در صورتیکه تشخیص داد اعتراض ظرف مهلت مقرر واصل شده یک نسخه فتوکپی از آن تهیه و در پرونده پبتی مربوطه ضبط و سپس قبض رسید اعتراض را که حاوی مشخصات کامل معترض آدرس دقیق او می باشد بنحوی که تاریخ وصول اعتراض با تمام حروف در ان درج شده باشد را صادر و همراه با اصل اعتراض طی نامه ای جهت رسیدگی به دادگاه صالحه محل (در حال حاضر دادگاه حقوقی) ارسال و یک نسخه از قبض رسید را به معترض تسلیم یا به آدرس او ارسال می دارد و اظهار نامه ملک و پوشه پرونده را به مهر اعتراض دارد ممهور می نماید(مواد90-91-92 آئین نامه قانون ثبت) پس نامه تهیه شده وسیله مسئول بایگانی پس از امضاء رئیس اداره همراه با اصل اعتراض و قبض رسید مر بوطه پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دادگاه صالحه محل جهت رسیدگی ارسال می شود .

چناچه اعتراض بعد از انتشار آگهی نوبتی و انقضاء زمان واخواهی مقرر در قانون به اداره ثبت واصل شود رئیس ثبت دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور صادر و جهت رسیدگی به بایگانی ارجاع می نماید اعتراض بعد از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت اقدام به بایگانی ارسال می شود مسئول بایگانی پرونده مر بوطه را استخراج و با ملاحظه محتویات پرونده و تاریخ انتشار اولین آکهی در صورتیکه وصول اعتراض بعد از انقضاء مهلت مقرر در قانون تشخیص داده شود مراتب را به رئیس ثبت گزارش می نماید مسئول اداره با ملاحظه گزارش مسئول بایگانی و حصول اطمینان از صحت گزارش مبنی بر وصول اعتراض خارج از مهلت دستور رسیدگی به آن را در نشست اداری با حضور رئیس داگاه محل صادر می نماید.
سپس در اجرای قسمت اخیر ماده16 قانون ثبت از رئیس دادگاه محل کتباً دعوت می شود تا در نشست اداری که در ثبت محل تشکیل می شود حضور یافته و به موضوع اعتراض رسیدگی نمایند.

پس از تشکیل جلسه که با حضور رئیس ثبت و رئیس دادگاه محل در وقت مقرر انجام می شود پرونده ثبتی مربوطه و اعتراض واصله مطرح و بررسی آنگاه رای مقتضی صادر و مراتب در پایان صورت جلسه و انشاء رای به عمل آمده و به امضاء اعضای شرکت کننده در جلسه رسیده و سپس پرونده جهت ادامه عملیات ثبتی به بایگانی ارسال می شود، رای صادره در این مورد قطعی است.

روش تهیه و انتشار آگهی تحدید عمومی

بعد از انتشار اولین آگهی نوبتی املاکی که به عنوان مجهول المالک به شرح قبل از آنها قبول ثبت به عمل آمده انتشار آگهی تحدید حدود عمومی امکانپذیر می باشد(ماده66 آئین نامه قانون ثبت) ودر تهیه پیش نویس آگهی تحدید عمومی رعایت نکات زیر ضروری است:

پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی هر بخش به ترتیب شماره املاک تهیه و برای هر یک یا چند پلاک با توجه به موقعیت و مساحت آنها روز یا روزهائی برای تحدید حدود تعیین می شود، بدین معنی که ممکن است برای یک پلاک با توجه به مساحت و موقعیت آن چند روز جهت تحدید حدود منظور و یا برای چند پلاک یک روز برای تحدید اختصاص داده شود(موضوع مواد61 و62 آئین نامه قانون ثبت) و تاریخ روز تحدید و ساعت مقرر برای شروع عملیات تحدیدی باید ذیل شماره پلاکهای مربوطه قید شود.

در پیش نویس آگهی تحدید عمومی باید دقت شود که فاصله بین روز انتشار آگهی تحدیدی و روز تحدید حدود کمتر از 20 روز و بیشتر از 60 روز نباشد (ماده 67 آئین نامه قانون ثبت) و در ذیل آگهی تذکر داده می شود مجاوری که نسبت به حدود یا حقوق ارتفاقی ملک مورد تحدید حقی برای خود قائل است می تواند ظرف مدت 30 روز از تاریخ تحدید به وسیله اداره ثبت به مرجع صلاحیت دار عرض حال دهد(ماده20 قانون ثبت).

مسئول بایگانی پس از تهیه پیش نویس آگهی تحدید عمومی آن را نزد رئیس ثبت ارسال و او پس از بررسی و کنترل آن را امضاء می نماید پیش نویس آگهی تحدید حدود پس از تایپ به امضاء مسئول اداره رسیده و همراه با نامه ای که آن نیز وسیله مسئول اداره امضاء می شود و پس از درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می گردد.

پس از وصول روزنامه حاوی آگهی درج شده در آن مسئول بایگانی آن را با پیش نویس تطبیق و در صورتیکه اشتباهی وارد نشده باشد مراتب صحت و سقم آن را گواهی می نماید.

سپس نسخه ای از آگهی را برای ادارات ذیربط ارسال و نسخه دیگری از آن جهت مجلد نمودن با سایر آگهی های موجود منظور می نماید آنگاه بایگان مربوطه متن عبارت آگهی و شماره و تاریخ و نام روزنامه ناشر را بر روی هر یک از اظهار نامه ها قید و صحت آن را گواهی می نماید،و نیز تعدادی از آگهی ها جهت الصاق در محل وقوع ملک م اماکن عمومی به مامور ابلاغ تسلیم می شود که او نیز پس از الصاق آنها در معابر و اماکن عمومی مراتب را به رئیس اداره گزارش و مسئول ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی ها ضمن دستور ثبت گزارش مامور ابلاغ در دفتر اندیکاتور آن را جهت ضبط در سابقه به بایگانی ارجاع می نماید. گزارش مامور پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و در سابقه ضبط می شود. در خاتمه آگهی ها در دفتر ثبت آگهی ها در دفتر ثبت آگهی های تحدیدی ثبت می شود.

روش تحدید حدودعمومی

 هدف از تحدید عمومی تشخیص و تعیین حد فاصل ملک مورد تحدید نسبت به املاکی است که با آن املاک همسایگی دارد عمل تحدید حدود به عهده نماینده و نقشه بردار است که با راهنمایی متقاضی ثبت و یا قائم مقام او با در نظر گرفتن حدودی که در اظهارنامه ذکر شده و با توجه به میزان مورد تصرف وی صورت می گیرد و روش انجام آن بدین شرح است:

پس از انتشار آگهی تحدیدی و قبل از فرا رسیدن موعد تحدید رئیس اداره نماینده و نقشه برداری را جهت انجام عملیات تحدید حدود تعیین و دستور می دهد ابلاغ لازم برای انها صادر شود.

امور اداری ابلاغ لازم را صادر و پس امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن به ضمیمه یک نسخه از آگهی تحدید آن را به نماینده ونقشه بردار تسلیم می دارد، بدیهی است چنانچه قطعاتی از املاک مورد تحدید خارج از شعاع30 کیلومتر باشد پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار و هزینه سفر آنها در تحدید عمومی به عهده ثبت محل می باشد که بایستی از اعتبار مربوطه پرداخت گردد.

نماینده قبل از شروع عملیات تحدید پرونده های مندرج در آگهی تحدیدی را از بایگانی تحویل گرفته و رسید آنها را به بایگانی تسلیم می دارد.

با شروع زمان عملیات تحدید نماینده به اتفاق نقشه بردار همه روزه نسبت به تحدید حدود املاک مندرج در آگهی به ترتیب تاریخ ضمن رعایت مواد68 الی75و78 الی81 آئین نامه قانون ثبت اقدام می نمایند ترتیب تحدید حدود بدین نحو است که ابتدا اندازه و متراژ و تعریف حد شمال سپس حد شرق بعد حد جنوب و سپس حد غرب تعیین و مشخص می گردد.

صورت جلسه تحدید حدود املاک مورد تحدید همه روزه بایستی با خطی خوانا وبدون قلم خوردگی و صحیح تنظیم و به امضاء مالک و مجاورینی که حضور دارند برسد نماینده و نقشه بردار نیز خود آن را امضاء بنمایند.

نقشه بردار علاوه بر ترسیم نقشه ملک و تعیین مساحت آن موظف است کل ملک را بر مبنای قیمت منطقه ای ارزیابی و برگ ارزیابی را نیز تنظیم و به امضاء مالک رسانیده و خود نیز آن را امضاء نموده تا همراه با نقشه ملک و صورتجلسه تحدید ضمینه پرونده گردد.

پس از انجام عملیات تحدید نماینده مجدد موظف است مورد تحدید را با مجاورین تطیبق و پیش نویس سند مالکیت هر پلاک را بطور جداگانه تهیه و ضمیمه پرونده نماید.

در پیش نویس سند مالکیت که وسیله نماینده تهیه می شود علاوه بر قید مشخصات کامل املاک و شماره پلاک و محل وقوع ملک و حدود و مشخصات آن جریان کامل پرونده بایستی در قسمت مربوطه از ابتدا تا عملیات تحدید ذکر و نماینده نظر نهائی خود را در خصوص صدور سند مالکیت اعلام و آن راپس از اتمام تنظیم پیش نویس اسناد مالکیت نماینده گزارش ختم عملیات تحدید را به رئیس ثبت ارائه و او نیز دستور ثبت صورت جلسات تحدیدی در دفتر اندیکاتور صادر می نماید. پس از ثبت صورت جلسات تحدیدی در دفتر اندیکاتور پرونده ها به ضمیمه صورت جلسه تحدید و برگ ارزیابی و نقشه ملک و پیش نویس سند مالکیت به بایگانی تحویل داده می شوند.